Melhore a sua produtividade na empresa seguindo estes 5 conselhos

A empresa é um ambiente complexo onde é fácil se dispersar com as inúmeras ocupações diárias. No entanto, para ser produtivo, o essencial é concentrar-se nos objetivos de longo prazo e planejar as tarefas de curto prazo de acordo.

Isso significa que você precisa saber:
* Organizar uma agenda clara e precisa,
* Priorizar suas tarefas,
* Conceder a si mesmo momentos de descanso entre cada período de trabalho.

Para isso, planeje seu ano, os meses, as semanas e, em seguida, cada dia. Ao final de cada ciclo, verifique o andamento de suas tarefas com base nos prazos que você estabeleceu. Isso deve se tornar uma rotina e permitirá que você melhore sua organização pessoal, não apenas profissional.

Para conseguir alcançar os objetivos de planeamento, decomponha o seu plano diário evitando qualquer distração. Isto passa por uma disciplina que chamaremos mais positivamente de «desenvolver uma rotina».
Na véspera, deverá definir as tarefas do dia seguinte.

Dica: comece o seu dia pelas tarefas que lhe desagradam, ou no momento em que é mais eficiente. Isto evitará que procrastine.

Por fim, pense em trabalhar sem notificações intrusivas. Desative-as e defina momentos programados para ler os seus e-mails, por exemplo. Não se sobrecarregue desnecessariamente.

Além disso, a produtividade empresarial passa necessariamente por... pausas!

Aprenda a organizar-se em função do seu próprio ciclo de atividade. Com efeito, algumas pessoas são mais dinâmicas de manhã cedo, outras preferem atacar os dossiês espinhosos depois de comer, algumas adormecem à volta da mesa durante uma reunião a meio da tarde.
Não salte refeições e tire 10 minutos para beber um café, relaxar.

O mais complicado, às vezes, é que queremos realizar tudo num curto espaço de tempo. Definitivamente, não é o método correto. Tenha à mão um bloco de notas, um gravador, etc., para registar todas as coisas que pretende realizar.

A sua lista irá crescer e, mais tarde, terá de triar o que é importante, o que é urgente ou o que pode ser descartado. Existem inúmeras técnicas e certamente uma delas será adequada para si.

Escolha-a rapidamente: a "6 to do list box" ou o planeamento "ABC 123", por exemplo. Múltiplas leis da produtividade impactam inevitavelmente a sua organização. Cabe a si conhecê-las para melhorar.

Já deve ter ouvido falar ou talvez utilize sem saber: o método Kanban provém de um sistema de produção japonês. Permite-lhe obter uma visão visual do seu ou dos seus projetos através de um quadro e de etiquetas (ou Kanban, em japonês).

O suporte pode ser um quadro branco, uma aplicação como o Trello, Asana ou Monday.com...
A organização do quadro é simples. Crie três colunas: "a fazer", "em curso", "feito". Escreva as suas tarefas num post-it ou na etiqueta dedicada na sua aplicação digital e coloque-as na coluna correspondente.

Basta, portanto, deslocar os seus post-its ou etiquetas para o local correto à medida que avançam. Poderá ter de criar outras colunas como "em espera" ou "a avaliar", etc.

A autodisciplina continua a ser a chave do seu sucesso. Pode parecer desagradável no início, mas ao fim de algumas semanas, os hábitos rotineiros estabelecer-se-ão naturalmente. O principal é definir objetivos realizáveis e, para isso, deve conhecer bem as suas próprias capacidades.

Por fim, é fundamental saber rodear-se, trabalhar em equipa se necessário, ou ainda delegar ou externalizar algumas atividades. Com efeito, recorrer a profissionais qualificados quando necessário é uma prova de grande clarividência.

Tudo isto permitir-lhe-á simplificar os seus processos e ganhar tempo, sem contar que aliviará consideravelmente a sua carga mental.

Se trabalha em equipa, ou para se reconectar ao essencial, identifique os seus pontos fracos e meça a sua eficácia. Assim, será capaz de fazer alterações à sua organização e reajustá-la.

Seguindo uma ou várias destas poucas regras, deverá ser capaz de aumentar a sua produtividade empresarial desde já!