Verbeter uw productiviteit op het werk met deze 5 tips
Geschreven door Clara Moreau 3 min leestijd
De productiviteit in een bedrijf wordt gedefinieerd als de verhouding tussen het behaalde productievolume en het volume aan gebruikte middelen om dit productievolume te verkrijgen.
Het kan op verschillende manieren worden verbeterd, door beter tijdmanagement, een betere organisatie of een beter gebruik van productiviteitstools.
Door goede praktijken op het gebied van efficiëntie te volgen, kan iedereen de werktijden verkorten en dus de resultaten verbeteren.
Hier zijn enkele tips om productief te blijven in het bedrijf.
Productiviteit op het werk: prioriteer uw taken!
Het bedrijf is een complexe omgeving waarin je gemakkelijk kunt verzanden in de vele dagelijkse bezigheden. Om productief te zijn, is het echter essentieel om je te concentreren op de langetermijndoelen en de kortetermijntaken dienovereenkomstig te plannen.
Dit betekent dat je moet weten:
- Een duidelijke en precieze planning te organiseren,
- Je taken te prioriteren,
- Jezelf rustmomenten te gunnen tussen elke werkperiode.
Plan hiervoor je jaar, de maanden, de weken en vervolgens elke dag. Controleer aan het einde van elke cyclus de voortgang van je taken op basis van de deadlines die je jezelf hebt gesteld. Dit moet een routine worden en stelt je in staat om je persoonlijke organisatie te verbeteren, niet alleen professioneel.
Concentreer u op uw dagelijkse plan en vermijd afleiding
Om uw planningsdoelen succesvol te bereiken, splitst u uw dagplan op en vermijdt u elke afleiding. Dit vraagt om een discipline die we positiever kunnen noemen «een routine ontwikkelen».
Al de avond ervoor moet u de taken voor de volgende dag bepalen.
Tip: begin uw dag met de taken waar u tegenop ziet, of op het moment waarop u het efficiëntst bent. Zo voorkomt u uitstelgedrag.
Denk er ten slotte aan zonder ongelegen meldingen te werken. Blokkeer ze en plan vaste momenten in om bijvoorbeeld uw e-mails te lezen. Overbelast uzelf niet onnodig.
Bovendien gaat productiviteit op de werkvloer noodzakelijkerwijs via... pauzes!
Leer uzelf te organiseren volgens uw eigen activiteitencyclus. Sommige mensen lijken 's ochtends vroeg dynamischer, anderen pakken lastige dossiers liever na het eten aan, en sommigen vallen tijdens een vergadering in de middag bijna in slaap aan tafel.
Sla uw maaltijden niet over en neem 10 minuten om koffie te drinken en te ontspannen.
Kies een methode voor taakbeheer
Het moeilijkste is soms dat we alles in een te korte tijd willen bereiken. Dat is absoluut niet de juiste methode. Houd een notitieblok, een recorder, enz. bij de hand om alle dingen op te schrijven die u wilt realiseren.
Uw lijst zal groeien en later zult u moeten sorteren op wat belangrijk is, wat urgent is, of wat weg kan. Er zijn talloze technieken en één daarvan zal u zeker aanstaan.
Kies er snel een: bijvoorbeeld de "6 to do list box" of de "ABC 123" planning. Vele productiviteitswetten hebben onvermijdelijk invloed op uw organisatie. Het is aan u om ze te leren kennen om uzelf te verbeteren.
Gebruik de KANBAN-methode
U heeft er misschien van gehoord of u gebruikt het zonder het te weten: de Kanban-methode is afkomstig uit een Japans productiesysteem. Hiermee krijgt u een visueel overzicht van uw project(en) met behulp van een bord en labels (of Kanban, in het Japans).
De drager kan een whiteboard zijn, een applicatie zoals Trello, Asana of Monday.com...
De organisatie van het bord is eenvoudig. Maak drie kolommen: "te doen", "bezig" en "klaar". Schrijf uw taken op een post-it of op het daarvoor bestemde label in uw digitale applicatie en plaats deze in de betreffende kolom.
U hoeft uw post-its of labels simpelweg naar de juiste plek te verplaatsen naarmate ze vorderen. Mogelijk moet u andere kolommen maken zoals "in afwachting" of "te beoordelen", enz.
Productiviteit in het bedrijf: het is simpel!
Zelfdiscipline blijft de sleutel tot uw succes. Het kan in het begin vervelend lijken, maar na een paar weken zullen de routinematige gewoonten vanzelf ontstaan. Het belangrijkste is dat u haalbare doelen stelt en daarvoor moet u uw eigen capaciteiten goed kennen.
Tot slot is het essentieel om u te omringen met de juiste mensen, indien nodig in teamverband te werken, of bepaalde activiteiten te delegeren of uit te besteden. Het is namelijk een teken van groot inzicht om een beroep te doen op gekwalificeerde professionals wanneer dat nodig is.
Dit alles stelt u in staat om uw processen te vereenvoudigen en tijd te besparen, om nog maar te zwijgen van het feit dat u uw mentale last aanzienlijk verlicht.
Als u in teamverband werkt, of om weer bij de essentie te komen, identificeer dan uw zwakke punten en meet uw effectiviteit. Zo kunt u wijzigingen aanbrengen in uw organisatie en deze bijstellen.
Door een of meer van deze enkele regels te volgen, zou u in staat moeten zijn om uw productiviteit in het bedrijf vanaf nu te verhogen!
