Produktywność w firmie: priorytetyzuj swoje zadania!
Firma to złożone środowisko, w którym łatwo się rozproszyć z powodu wielu codziennych obowiązków. Aby być produktywnym, najważniejsze jest jednak skupienie się na długoterminowych celach i odpowiednie zaplanowanie zadań krótkoterminowych.
Oznacza to, że musisz wiedzieć:
* Jak zorganizować jasny i precyzyjny harmonogram,
* Jak priorytetyzować zadania,
* Jak zapewnić sobie chwile odpoczynku między okresami pracy.
W tym celu zaplanuj swój rok, miesiące, tygodnie, a następnie każdy dzień. Na koniec każdego cyklu sprawdź postęp swoich zadań w oparciu o ustalone terminy. To powinno stać się rutyną i pozwoli ci poprawić swoją organizację osobistą, nie tylko zawodową.
Oznacza to, że musisz wiedzieć:
* Jak zorganizować jasny i precyzyjny harmonogram,
* Jak priorytetyzować zadania,
* Jak zapewnić sobie chwile odpoczynku między okresami pracy.
W tym celu zaplanuj swój rok, miesiące, tygodnie, a następnie każdy dzień. Na koniec każdego cyklu sprawdź postęp swoich zadań w oparciu o ustalone terminy. To powinno stać się rutyną i pozwoli ci poprawić swoją organizację osobistą, nie tylko zawodową.
Skoncentruj się na swoim codziennym planie i unikaj rozpraszaczy
Aby osiągnąć cele planowania, rozbij swój dzienny plan na części, unikając rozpraszaczy. Wymaga to dyscypliny, którą bardziej pozytywnie nazwiemy «wypracowaniem rutyny».
Już wieczorem poprzedniego dnia należy określić zadania na następny dzień.
Wskazówka: rozpocznij dzień od zadań, które Cię odstraszają, lub w momencie, gdy jesteś najbardziej efektywny. Unikniesz w ten sposób prokrastynacji.
Wreszcie, pamiętaj o pracy bez niepotrzebnych powiadomień. Wyłącz je i ustal stałe pory na czytanie np. e-maili. Nie przeciążaj się niepotrzebnie.
Ponadto produktywność w firmie wymaga koniecznie... przerw!
Naucz się organizować w zależności od własnego cyklu aktywności. Niektórzy są bardziej dynamiczni wczesnym rankiem, inni wolą zabrać się za trudne sprawy po jedzeniu, niektórzy zasypiają prawie podczas popołudniowego spotkania.
Nie pomijaj posiłków i poświęć 10 minut na kawę, relaks.
Już wieczorem poprzedniego dnia należy określić zadania na następny dzień.
Wskazówka: rozpocznij dzień od zadań, które Cię odstraszają, lub w momencie, gdy jesteś najbardziej efektywny. Unikniesz w ten sposób prokrastynacji.
Wreszcie, pamiętaj o pracy bez niepotrzebnych powiadomień. Wyłącz je i ustal stałe pory na czytanie np. e-maili. Nie przeciążaj się niepotrzebnie.
Ponadto produktywność w firmie wymaga koniecznie... przerw!
Naucz się organizować w zależności od własnego cyklu aktywności. Niektórzy są bardziej dynamiczni wczesnym rankiem, inni wolą zabrać się za trudne sprawy po jedzeniu, niektórzy zasypiają prawie podczas popołudniowego spotkania.
Nie pomijaj posiłków i poświęć 10 minut na kawę, relaks.
Wybierz metodę zarządzania zadaniami
Najtrudniejsze jest czasem to, że chcemy osiągnąć wszystko w zbyt krótkim czasie. To zdecydowanie nie jest dobra metoda. Miej pod ręką notes, dyktafon itp., aby zapisywać wszystkie rzeczy, które planujesz zrealizować.
Twoja lista będzie rosła, a później będziesz musiał oddzielić to, co ważne, pilne lub to, co można odrzucić. Istnieje mnóstwo technik i jedna z nich na pewno okaże się odpowiednia.
Wybierz ją szybko: na przykład „6 to do list box” lub planowanie „ABC 123”. Wiele praw produktywności nieuchronnie wpływa na Twoją organizację. To od Ciebie zależy, czy je poznasz, aby się doskonalić.
Twoja lista będzie rosła, a później będziesz musiał oddzielić to, co ważne, pilne lub to, co można odrzucić. Istnieje mnóstwo technik i jedna z nich na pewno okaże się odpowiednia.
Wybierz ją szybko: na przykład „6 to do list box” lub planowanie „ABC 123”. Wiele praw produktywności nieuchronnie wpływa na Twoją organizację. To od Ciebie zależy, czy je poznasz, aby się doskonalić.
Użyj metody KANBAN
Mogli Państwo o tym słyszeć lub korzystać z tego nieświadomie: metoda Kanban wywodzi się z japońskiego systemu produkcji. Pozwala ona na wizualizację projektu lub projektów za pomocą tablicy i etykiet (czyli Kanban po japońsku).
Nośnikiem może być tablica suchościeralna lub aplikacja taka jak Trello, Asana czy Monday.com...
Organizacja tablicy jest prosta. Należy utworzyć trzy kolumny: „do zrobienia”, „w toku”, „gotowe”. Zadania zapisujemy na karteczkach samoprzylepnych lub w dedykowanej etykiecie w aplikacji cyfrowej i umieszczamy je w odpowiedniej kolumnie.
Wystarczy zatem przesuwać karteczki lub etykiety w odpowiednie miejsce w miarę postępów w pracy. Być może konieczne będzie utworzenie dodatkowych kolumn, takich jak „w oczekiwaniu” czy „do oceny” itp.
Nośnikiem może być tablica suchościeralna lub aplikacja taka jak Trello, Asana czy Monday.com...
Organizacja tablicy jest prosta. Należy utworzyć trzy kolumny: „do zrobienia”, „w toku”, „gotowe”. Zadania zapisujemy na karteczkach samoprzylepnych lub w dedykowanej etykiecie w aplikacji cyfrowej i umieszczamy je w odpowiedniej kolumnie.
Wystarczy zatem przesuwać karteczki lub etykiety w odpowiednie miejsce w miarę postępów w pracy. Być może konieczne będzie utworzenie dodatkowych kolumn, takich jak „w oczekiwaniu” czy „do oceny” itp.
Produktywność w firmie: to proste!
Samodyscyplina pozostaje kluczem do Twojego sukcesu. Na początku może wydawać się uciążliwa, ale po kilku tygodniach rutynowe nawyki ukształtują się naturalnie. Najważniejsze jest wyznaczanie sobie osiągalnych celów, a do tego musisz dobrze znać swoje własne możliwości.
Wreszcie, niezwykle ważne jest umiejętne otaczanie się ludźmi, praca zespołowa w razie potrzeby, a także delegowanie lub zlecanie niektórych czynności na zewnątrz. Rzeczywiście, korzystanie z pomocy wykwalifikowanych profesjonalistów w razie potrzeby jest dowodem dużej przezorności.
Wszystko to pozwoli Ci uprościć procesy i zaoszczędzić czas, nie wspominając o znacznym odciążeniu psychicznym.
Jeśli pracujesz w zespole, lub aby ponownie połączyć się z tym, co istotne, zidentyfikuj swoje słabe punkty i zmierz swoją efektywność. W ten sposób będziesz w stanie wprowadzić zmiany w swojej organizacji i dostosować ją.
Stosując jedną lub kilka z tych kilku zasad, powinieneś być w stanie zwiększyć swoją produktywność w firmie już teraz!
Wreszcie, niezwykle ważne jest umiejętne otaczanie się ludźmi, praca zespołowa w razie potrzeby, a także delegowanie lub zlecanie niektórych czynności na zewnątrz. Rzeczywiście, korzystanie z pomocy wykwalifikowanych profesjonalistów w razie potrzeby jest dowodem dużej przezorności.
Wszystko to pozwoli Ci uprościć procesy i zaoszczędzić czas, nie wspominając o znacznym odciążeniu psychicznym.
Jeśli pracujesz w zespole, lub aby ponownie połączyć się z tym, co istotne, zidentyfikuj swoje słabe punkty i zmierz swoją efektywność. W ten sposób będziesz w stanie wprowadzić zmiany w swojej organizacji i dostosować ją.
Stosując jedną lub kilka z tych kilku zasad, powinieneś być w stanie zwiększyć swoją produktywność w firmie już teraz!
